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11 Tipps zum Delegieren Viele Aufgaben erledigen wir selbst, obwohl wir sie delegieren könnten. Das gilt im Beruf genauso wie im Privatleben.

1) Was bedeutet Delegieren? Die Weitergabe von Aufgaben. Dabei bleibt die Verantwortung weiter bei Ihnen, außer es gibt andere Vereinbarungen. Dann allerdings ist es streng genommen kein Delegieren mehr, sondern das Abgeben eines Aufgabenbereichs.

2) Welche Vorteile bringt Delegieren für Sie? Klarerweise eine zeitliche Entlastung, um andere wichtige Arbeiten zu erledigen oder auch – und das ist genauso wichtig – um mehr Zeit für sich selbst zu haben.

Und für die Person, an die delegiert wird? Im ersten Impuls würden wir meinen, keine, sondern mehr Arbeit. Doch kann es – abhängig von der Art der Tätigkeit – oft auch ein Vertrauensbeweis und eine Förderung sein. 

3) Schauen Sie sich erst einmal an, was Sie am Delegieren hindern könnte:

Es gibt niemanden!

Wirklich? Könnten Sie z.B. die Haus- oder Gartenarbeit an Externe delegieren?

4) Bis ich das erklärt habe, habe ich es schon selbst gemacht!

Das ist in vielen Fällen sicher richtig. Es stellt sich also die Frage, welche Aufgaben prinzipiell dazu geeignet sind, delegiert zu werden. Einerseits einfache Tätigkeiten ohne großen Erklärungsaufwand z.B. kopieren. Oder aber komplexe Tätigkeiten, die beim ersten Delegieren mehr Zeit in Anspruch nehmen als ihre Durchführung. Dabei sollte es sich um Tätigkeiten handeln, die in gleicher oder ähnlicher Art wieder kommen werden.

5) Nur wenn ich es selbst mache, wird es ordentlich gemacht!

Oho, sind Sie etwa perfektionistisch? (Mehr dazu in einem meiner nächsten Newsletter.) Eines ist klar, nur wenn Sie selbst etwas machen, wird es genauso, wie Sie es machen. Aber vielleicht ist eine Variation nicht unbedingt schlechter? Vielleicht sogar schneller, billiger, kreativer?

6) Ein mögliches Hindernis sollten wir uns noch ansehen und zwar die Angst. Die Angst, Wissen aus der Hand zu geben und sich dadurch vielleicht entbehrlich zu machen. Angst, dass dann der/die Andere an unserem Stuhl sägt. Diese Befürchtung ist dann begründet, wenn Sie (wir sind ja unter uns) nicht besonders gut in Ihrem Job sind und die gewonnene Zeit nicht gewinnbringend für Ihr Unternehmen einsetzen.

7) Sind Sie etwas in sich gegangen und haben beschlossen, dass Delegieren etwas für Sie sein könnte? Dann los! Wie gehen Sie vor? Nehmen wir z.B. einen Teilbereich eines wichtigen Projektes, den Sie kontrolliert an einen Mitarbeiter delegieren möchten.

Bereiten Sie sich auf das erste Gespräch vor. Was sollten Sie beachten?

Motivation: Welchen Sinn hat das Projekt? Gibt es vielleicht einen Nutzen für den Mitarbeiter?

Informationen: Geben Sie die notwendigen Informationen weiter (Zeitrahmen, Kosten, gesetzliche Rahmenbedingungen...). Beschreiben Sie das Ziel, aber nicht den Weg (siehe Punkt 5).

8) Legen Sie einen zeitnahen Termin für die nächste Besprechung fest, um eventuelle Fehler frühzeitig zu erkennen.

9) Vergessen Sie nicht zu loben. Wenn nötig, üben Sie Kritik, aber richtig! (siehe „11 Tipps“ dazu).

10) Delegieren Sie auch Angenehmes.

11) Und jetzt die Praxis: