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11 Tipps für Ihren Tagesplan (1) Investieren Sie 10 Minuten für die Erstellung eines Tagesplans; Sie können damit bis zu 2 Stunden Zeit einsparen! Klingt unglaublich, ist aber so. Sie finden untenstehend die wichtigsten Schritte für eine effiziente Tagesplanung.

1) Planen sie SCHRIFTLICH. Dadurch bleibt Ihr Gedächtnis frei für andere wichtige Dinge, da Sie nicht das Gefühl haben, ja nichts vergessen zu dürfen. Welches Medium Sie wählen, hängt von Ihren Vorlieben und den Rahmenbedingungen ab. Alles ist möglich, außer lose Zettel.

2) Schreiben Sie den Plan am VORTAG. Sie gehen entspannter nach Hause bzw. zur Arbeit, weil Sie ungefähr wissen, was Sie am Tag erwartet. Ein weitere Aspekt ist, dass Sie im Schlaf - ganz ohne Anstrengung - bereits die Agenda für den nächsten Tag bearbeiten.

3) Erstellen Sie also eine schriftliche Liste, was zu tun ist.

4) Schätzen Sie die Zeit ein, die Sie für die Tätigkeiten brauchen werden.

5) Verplanen Sie von der frei verfügbaren Zeit maximal 2/3. Das heißt: Alle Fixtermine (Besprechungen etc.) fallen bereits heraus. Je nach Tätigkeit und Beruf kann die frei planbare Arbeitszeit ganz unterschiedlich sein.

6) Wenn Sie Ihre Liste mit der wirklich verfügbaren Zeit vergleichen, werden Sie in den meisten Fällen feststellen, dass die Arbeitsstunden nicht ausreichen. Sie müssen also die Liste verkürzen.

Dabei können Sie sich helfen, indem Sie mit der 4-Warum-Technik arbeiten. Sie stellen sich folgende Fragen zu jedem Punkt Ihrer Liste:

7) WARUM ÜBERHAUPT?
Welchen Sinn hat diese Arbeit? Ist sie (noch) nötig oder eine nicht hinterfragte Gewohnheit? Was passiert, wenn Sie die Tätigkeit nicht ausführen? Sind die Konsequenzen weniger relevant als die Zeitersparnis? Dann machen Sie es überhaupt nicht!
Hier muss ich allerdings anmerken, dass es leider recht selten (aber doch) möglich ist, etwas von der Todo-Liste komplett zu streichen.

8) WARUM ICH?
Gibt es jemanden anderen, der/die diese Aufgabe übernehmen könnte (delegieren!).

9) WARUM HEUTE?
Können Sie die Aufgabe auf einen anderen Tag verschieben?

10) WARUM SO?
Ist es möglich, die Arbeit mit weniger (Zeit)Aufwand zu erledigen?

11) Wenn Sie Ihren Arbeitstag beenden, gönnen Sie sich noch einige Minuten zur Nachbearbeitung. Was können Sie abhaken? Was lief gut? Wo gibt es für das nächste Mal Verbesserungsmöglichkeiten?