11 Tipps für den effektiven Umgang mit Emails

Können Sie sich ein Leben ohne Emails eigentlich noch vorstellen?  Vieles ist durch dieses Werkzeug schneller und einfacher geworden. Trotzdem klagen viele darüber, dass es eigentlich keine Zeitersparnis gebracht hat.

Einige Tipps, damit Emails für Sie nicht ein allzu großer Zeiträuber sind:                                                                                                             

1) Bis zu 80% der Emails, die im Umlauf sind, sind Spams (unerwünschte Massen-Emails). Lassen Sie sich einen Spamfilter durch Ihren Internetprovider oder unternehmensinternen Systemadministrator installieren.

2) Wenn Sie auf der Mailing-Liste von Firmen/Institutionen etc. stehen, überlegen Sie, ob Sie diese Informationen wirklich (noch) brauchen. Wenn nein, abbestellen.

3) Öffnen Sie Ihre Emails nur 2-3mal täglich – auch wenn die Versuchung groß ist. Deaktivieren Sie das Signal, das das Eintreffen eines neuen Emails ankündigt.

4) Muss es ein Email sein oder ist ein Telefonat sinnvoller, vor allem wenn Rückfragen zu erwarten sind? Muss es ein Email sein oder bringt ein persönliches Gespräch mehr? (Einige Schritte vom eigenen Arbeitsplatz weggehen, bringt auch etwas zusätzliche Bewegung)

5) Lassen Sie sich so wenig wie möglich in cc setzen. Setzen Sie nur Personen in cc, wenn es unbedingt nötig ist. Einfach einmal nachfragen.

6) Lesen Sie erst alle neuen Emails durch, bevor Sie mit der Bearbeitung beginnen. Manches ist vielleicht mittlerweile ganz anders oder hat sich erledigt.

7) Spaß-Mails für die Pausen und Tiefphasen der Leistungskurve aufheben.

8) 2 Minuten – Regel: alle Emails, die sich innerhalb von 2 Minuten abarbeiten lassen, sofort erledigen.

9) Versehen Sie Ihre Emails mit einem konkreten „Betreff“.

10) Achten Sie auf die Datenmenge der Anhänge (Zip).

11) „Out of office“ reduziert die Email-Flut nach länger Abwesenheit. Eventuell Emails (mit Anhängen) von Assistenz oder Vertretung ausdrucken lassen

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